Voor het verhalen van buitengerechtelijke kosten zijn soms formaliteiten van toepassing. Bijvoorbeeld; consumenten zijn pas buitengerechtelijke kosten verschuldigd, nadat deze kosten (en soms de BTW separaat): 1) op de juiste wijze zijn aangezegd met daarbij 2) hantering van een "vrije" betalingstermijn van ten minste 14 dagen na ontvangst van de brief. Bij betaling binnen die termijn zijn de buitengerechtelijke kosten niet verschuldigd door de consument.

De hoogte van buitengerechtelijke kosten kan u berekenen door deze link te volgen.

Maar zelfs als de formaliteiten in acht zijn genomen, volgt met regelmaat afwijzing van (een deel van de) buitengerechtelijke kosten in rechte. Er is meer nodig om deze kosten met succes te vorderen.

Welke werkzaamheden zijn buitengerechtelijk?

De Hoge Raad heeft langer geleden al bepaald dat het opstellen en versturen van een aanmaning of een andere eenvoudige brief niet voldoende is om aanspraak te maken op een vergoeding voor buitengerechtelijke kosten. 

Meer recentelijk lag de situatie voor dat meerdere handelingen waren verricht, zoals het versturen van enkele brieven, op grond van gestandaardiseerde modellen. De Hoge Raad was daarbij echter wederom streng. Aangezien het gestandaardiseerde stukken betrof merkte de Hoge Raad deze kosten aan als onderdeel van de -gemaximeerde- proceskosten en niet als aparte vordering. Om die reden werden de buitengerechtelijke kosten afgewezen. De gedachte is dat de eisende partij voldoende gecompenseerd is met een vastgesteld bedrag aan proceskosten (klik hier voor een uitleg van deze kosten).

Verder werd bepaald dat het voeren van een intakegesprek, het beoordelen van de haalbaarheid van de kwestie en het adviseren daaromtrent en het verzamelen van bewijsmateriaal -ook- niet als  buitengerechtelijke werkzaamheden worden gezien. Daar kan dus geen vergoeding voor worden gevraagd in rechte.

Wanneer dan wel?

De Hoge Raad heeft een ondergrens gesteld aan de eisen aan buitengerechtelijke werkzaamheden. Voorkomen dient te worden dat de schuldenaar een flink bedrag dient te betalen voor een "enkel belletje" of een "standaardbriefje". Dat wil zeggen dat bij het verhalen van buitengerechtelijke kosten aangetoond dient te worden dat ten minste twee -niet gestandaardiseerde- inhoudelijke brieven zijn verzonden en er substantiële werkzaamheden zijn verricht, bijvoorbeeld om in overleg te treden met de schuldenaar of de kwestie te schikken.

Voor vragen over incasso, beslaglegging en ondernemingsrecht kan u terecht bij Simon Velthuizen en Jan de Jonge.