De geheimen van een NDA

Bij het onderzoek naar een mogelijke fusie of overnames, samenwerkingen of opdrachten waarbij gezamenlijk (beschermde) technologie wordt ingezet; een geheimhoudingsovereenkomst is vaak nodig en noodzakelijk. Enkele aandachtspunten passeren de revue.

Doel

Van belang is om het doel te beschrijven; waarvoor mag de informatie wel of niet worden gebruikt? Verder zal u zich af moeten vragen of er sprake is van een wederkerige of eenzijdige geheimhouding. Welke partij stelt vertrouwelijke informatie aan welke partij ter beschikking?

Vertrouwelijke informatie 

Vervolgens is de afbakening van “vertrouwelijke informatie” van belang. Welke informatie valt daar sowieso onder en welke uitzonderingen zijn er? Publieke informatie is normaliter niet beschermd, maar soms heeft een bepaalde bundeling van publieke informatie – en de analyse daarvan – wel een waarde die beschermd moet worden. Valt mondelinge informatie daar ook onder? Nog afgezien van de afspraken, is het advies om altijd duidelijk te vermelden dat er sprake is van vertrouwelijke informatie. Bijvoorbeeld door dit te melden bij (aan)levering van informatie en/of op de documenten zelf. 

Ontvangers

Welke personen zullen en mogen de informatie ontvangen? Dient een werkgever zijn werknemers en adviseurs bijvoorbeeld separaat geheimhouding op te leggen? Zijn er waarborgen mogelijk om te zien wie er toegang gehad heeft tot documenten, bijvoorbeeld in de vorm van een digitale dataroom? 

Géén overeenkomst die leidt tot andere verplichtingen? Dan vastleggen.

Voorkom dat de NDA als méér dan dat wordt gezien, tenzij dat juist de bedoeling is. Als men alleen nog een mogelijke overeenkomst "aftast", dient men te voorkomen dat uit de NDA lijkt te volgen dat een dergelijke overeenkomst al is gesloten. 

Eigendom informatie

Van belang is om op te nemen dat de verstrekker van informatie ook de eigenaar blijft van de informatie en dat dat ook geldt voor afgeleide informatie (bijv. een bewerking van informatie van de oorspronkelijk eigenaar). 

Residual Clause

In modernere NDA's komen met grotere regelmaat "Residual clauses" voor. Dergelijke bepalingen houden meestal in, dat het wel toegestaan is om de informatie die (onbewust) achter is gebleven in iemands herinnering te gebruiken. De gedachte daarbij is dat het voor een persoon moeilijk is om te scheiden welke informatie men al wist voorafgaand aan een samenwerking en nadien. Hoe praktisch deze insteek ook is; dergelijke bepalingen kunnen ook de mogelijkheid openen van misbruik. Het is uiteindelijk lastig om te bewijzen of iemand deze informatie wel of niet "zonder hulp" / onbewust heeft onthouden. Een beroep op deze uitzondering, na een "lek" of "inbreuk", kan dan leiden tot onzekerheid en discussie, terwijl de NDA dat juist weg had moeten nemen…  

Overdracht en vernietiging

Ten slotte zal opgenomen dienen te worden onder welke informatie omstandigheden overgedragen moet worden en hoe vernietiging plaats dient te vinden. Bij verplichte overdracht kan men bijvoorbeeld denken aan een bevel van een autoriteit of noodzakelijke openbaarmaking in het kader van gerechtelijke procedures. 

Ter afsluiting

Kortom; een goede NDA is maatwerk en wij assisteren u daarbij graag. Neem daarvoor contact op met Jan de Jonge of Simon Velthuizen.

Auteur: Simon Velthuizen