In deze bijdrage bespreken wij hoe u dat kan inrichten.

De hoofdregels bij algemene voorwaarden:

I. Van toepassing verklaren, &

II. Ter hand stellen

Als u deze hoofdregels naleeft kan u normaliter een beroep doen op de algemene voorwaarden. Uw organisatie dient dat per order of opdracht voor ogen te houden.

Ad I. Van toepassing verklaren

Van belang is dat bij óf voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard. Bedenk daarbij hoe deze mededeling zó vroeg mogelijk in het (verkoop)proces kan worden uitgerold. Bijv. als vermelding in de offerte, naar aanleiding van het eerste contact etc. Een voorbeeldtekst:

Op alle werkzaamheden van, en opdrachten aan, […] zijn [bijgaande] algemene voorwaarden van […] van toepassing.

De enkele verwijzing op uw factuur is normaliter daarom ongeldig (te laat). Toch luidt het advies om ook op de factuur (of andere documentatie) op te nemen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Bij ‘vaste’ zakelijke relaties kan dat er immers toch toe leiden dat na ontvangst van een bepaald aantal facturen, de klant bij nieuwe opdrachten/ orders bedacht had moeten zijn op toepasselijkheid van de algemene voorwaarden.

Ad II. Ter hand stellen

De hoofdregel luidt dat de andere partij een kopie ontvangt van de algemene voorwaarden. Uitzonderingen daargelaten, moet u ervan uitgaan dat een enkele verwijzing naar een website of deponering bij de Kamer van Koophandel niet volstaat. Zorg daarom voor een methode waardoor bewezen kan worden dat de algemene voorwaarden zijn ontvangen, voorafgaand óf op het moment van het aangaan van de overeenkomst. Een voorbeeld daarbij is de aparte handtekening voor ontvangst van de algemene voorwaarden of het op de achterkant afdrukken van de voorwaarden (met duidelijke verwijzing). Van belang is wel dat de algemene voorwaarden leesbaar zijn, ook qua lettergrootte, -type en duidelijkheid van de print.

Heeft u vragen of wilt u overleggen over hoe dat uit te rollen binnen uw organisatie?

Wij denken graag met u mee. Neemt u vrijblijvend met onze advocaten contact op om te bespreken hoe uw organisatie hier het best mee om kan gaan.

De auteur van dit artikel, Simon Velthuizen, staat u graag te woord.